Phó Chủ tịch MISA: 'Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm 10.000 tỷ đồng mỗi năm'

Từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân, kinh doanh bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được đánh giá là yêu cầu tất yếu của hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Theo ông Nguyễn Xuân Hoàng – Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần MISA (MISA), trong cách mạng 4.0, công nghệ mới nhất góp phần gia tăng tính cạnh tranh cho các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Ông Nguyễn Xuân Hoàng – Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần MISA.

Bắt kịp xu hướng phát triển công nghệ

– Công nghệ giúp tiết giảm chi phí, đơn giản hóa thủ tục ra sao tại các doanh nghiệp thưa ông?

– Ở vị trí doanh nghiệp, MISA thấy rằng việc ứng dụng công nghệ đã đem lại sự tiện lợi chung cho toàn xã hội trong đó có doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và người làm dịch vụ.

Quan trọng nhất phải kể đến là việc kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Thay vì phải in ra đến cơ quan hành chính chờ đợi nộp hóa đơn hàng tháng, giờ đây kế toán viên chỉ cần ngồi ở cơ quan, thậm chí là ở nhà làm việc cả thứ bảy, chủ nhật.

Tôi lấy ví dụ thuế là ngành mới nhất áp dụng hóa đơn điện tử và hiệu quả ngay lập tức được thể hiện. Tổng chi phí sử dụng hóa đơn giấy trung bình là 15.000 đồng gồm phí chuyển phát nhanh, thêm chi phí viễn thông, lưu kho, thất lạc. Nhưng khi chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn 500 đồng.

Nếu mỗi doanh nghiệp loại nhỏ dùng 1.000 hóa đơn điện tử một năm, trong khi hiện Việt Nam có khoảng 700.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa, nền kinh tế có thể tiết kiệm khoảng 10.000 tỷ đồng. Không chỉ giảm chi phí, hóa đơn điện tử còn rút ngắn thời gian làm việc giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, giảm gánh nặng công việc cho bộ phận kế toán và rủi ro, sai sót cũng xuống thấp dưới 3%.

– MISA đã ứng dụng công nghệ gì vào các sản phẩm mới của mình?

– Công nghệ điện toán đám mây (cloud computing) và công nghệ trí thông minh nhân tạo (AI) được xem là hai trong nhiều yếu tố cốt lõi mở đường cho sự thay đổi phương thức làm việc truyền thống. Trên cơ sở ứng dụng thành quả cách mạng công nghệ 4.0, MISA cũng đưa các công nghệ này vào nhiều các sản phẩm kế toán – tài chính, trong đó chú trọng phần mềm kế toán.

Một báo cáo tài chính thông thường trước đây có thời gian hoàn thành cả tháng với số liệu chưa chắc đã đúng và phải sửa nhiều. Phần mềm kế toán MISA với các công nghệ mới đã rút ngắn thời gian và nhân sự, đồng thời giảm sai sót số xuống mức thấp nhất có thể.

Hiện nay, khoảng 75% cơ quan nhà nước và 45% doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Công nghệ trí tuệ nhân tạo và điện toán đám mây giúp phần mềm kế toán của MISA tự động nhận diện nhiều số liệu, hạch toán tự động, lọc chứng từ. Ngoài ra hệ thống sẽ kết nối với ngân hàng online, giúp kế toán viên không phải ra ngân hàng, in tờ giấy chuyển sang ngân hàng nhập nhiều lần nữa.

Hệ thống cũng tự động tải những giao dịch về trong phần mềm, tự động tìm các thông tin và biến thông tin này thành chứng từ. Mô hình chung giảm thao tác tay và nâng năng suất của kế toán viên.

– Đâu là thách thức lớn nhất khi doanh nghiệp sử dụng công nghệ vào các sản phẩm hóa đơn điện tử?

– Ngoài vấn đề công nghệ, an ninh dữ liệu đưa lên đám mây – cloud cũng rất lớn. Chúng tôi học hỏi những doanh nghiệp lớn trên thế giới đã thành công trong công nghệ này xem họ có công nghệ gì. Rất may cho chúng tôi là sau khi tìm hiểu các tiêu chuẩn đó phù hợp với Việt Nam và có thể áp dụng.

Chúng tôi mất cả năm trời để mời chuyên gia về tư vấn, xây dựng quy trình, lấy chứng chỉ. Từ việc xây dựng phần mềm, vận hành, cả con người đều làm theo tiêu chuẩn ISO 2000. Hay tiêu chuẩn CSA Star của cloud quy định rất rõ từ xây dựng sản phẩm phần mềm, trung tâm dữ liệu vận hành ra sao. Khi áp dụng đúng sẽ giảm thiểu nhiều nguy cơ mất an toàn, an ninh. Từ đó MISA có kế hoạch phòng chống rủi ro, giảm thiểu sự cố, kế hoạch ứng phó.

Đại diện MISA khẳng định hiệu quả của hoá đơn điện tử là rất lớn.

Doanh nghiệp siêu nhỏ – khách hàng tiềm năng

– Với ông, đâu là khu vực khách hàng tiềm năng của hoá đơn điện tử?

– Cả nước có khoảng 400.000 doanh nghiệp siêu nhỏ, MISA đang phát triển một phần mềm kế toán cho doanh nghiệp quy mô ít hơn 10 nhân sự, doanh số dưới 3 tỷ đồng một năm.

Theo đánh giá của chúng tôi, nhóm doanh nghiệp này rất cần hỗ trợ về kế toán do quy mô nhỏ, không có nhu cầu thuê một kế toán viên toàn thời gian với khối lượng công việc thấp. Điều này cũng tạo thuận lợi cho kế toán tự do cùng lúc làm cho nhiều doanh nghiệp nhỏ khác nhau.

Một thành phần nữa trong nền kinh tế đang chiếm số lượng khá đông là hộ cá thế. Mục tiêu của Chính phủ là khuyến khích các hộ kinh doanh cá thể chuyển sang doanh nghiệp, đưa con số doanh nghiệp siêu nhỏ tăng lên hàng triệu. Nếu điều này xảy ra thì với lượng kế toán đào tạo hàng năm không đáp ứng đủ. Chúng tôi đã phát triển phần mềm trên nền tảng platform phục vụ cho kế toán tự do làm dịch vụ cho các doanh nghiệp nhỏ.

Nền tảng là trung gian kết nối giống như ứng dụng gọi xe. Doanh nghiệp và kế toán tìm thấy nhau trên đó. Hệ thống cập nhật số lượng chứng từ, giá cả, quy mô, trình độ của cả hai mà nếu phù hợp thì họ sẽ tìm đến nhau.

Thay vì mỗi kế toán có thể làm cho từ 5-10 doanh nghiệp nhỏ một tháng, thì nay công nghệ mới sẽ nhân con số doanh nghiệp lên vài chục, thậm chỉ cả trăm với sự chính xác trong công việc trên 97%.

– Mỗi doanh nghiệp có những vấn đề riêng về quyết toán, nhân sự, quy mô vậy phần mềm hoá đơn điện tử giải quyết những câu chuyện đó ra sao?

– Đầu tiên MISA sẽ phân loại theo ngành nghề, ví dụ thương mại dịch vụ, vận tải, xây dựng, sửa chữa để đáp ứng theo từng mảng một. Mỗi mảng chúng tôi phân tích trước khi đi vào thiết kế, và phần mềm của MISA đáp ứng được hầu hết các doanh nghiệp trên thị trường hiện nay.

Với những tập đoàn, công ty quy mô lớn, chủ trương của MISA là không phát triển riêng lẻ. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, chúng tôi sẽ làm việc trực tiếp là tạo ra những phần mềm có tính đặc thù. Về cơ bản, chúng tôi xác định ngày từ ban đầu là MISA sẽ phục vụ phần lớn 96% các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

– Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử đến năm 2020, doanh nghiệp và các kế toán viên phải đối mặt thách thức ra sao?

– Trước mắt tất cả chúng ta đều có thể thấy cách mạng công nghệ mang đến nhiều thuận lợi cho nền kinh tế, xã hội. Còn khai thác được bao nhiêu đó là tùy vào định hướng phát triển của mỗi quốc gia, mỗi doanh nghiệp và cá nhân.

Riêng MISA thấy rằng thì số lượng doanh nghiệp tăng nhanh yêu cầu khả năng đáp ứng của doanh nghiệp dịch vụ phải tốt. Đặc biệt trung tâm lưu trữ dữ liệu phải lên hàng triệu hóa đơn mỗi ngày thì cần có định hướng lâu dài, đầu tư dịch vụ tốt hơn.

Bên cạnh đó, sự bùng bổ của công nghệ tạo ra sự phát triển của doanh nghiệp, cơ hội việc làm với kế toán viên nhưng cũng mang đến không ít sức ép. Trong đó, bài toán tăng năng suất, giảm số lượng nhân sự là điều tất yếu sẽ xảy ra.

Tôi ví dụ doanh nghiệp cần đến 300 người làm báo cáo, tài chính, thuế thì nay với phần mềm kế toán chỉ cần 100 người. Đó là nguy cơ, cũng là thuận lợi vì hiện nay với sự phát triển nhanh số lượng doanh nghiệp, nhu cầu về kế toán sẽ phân bổ sang các doanh nghiệp nhỏ hơn.

Ứng dụng công nghệ vào nhiều sản phẩm mới

– Theo ông lợi thế cạnh tranh của MISA so với các thủ trên thị trường là gì?

– MISA có một nhóm chuyên gia, chuyên nghiên cứu những công nghệ mới. Nhóm này hoàn toàn tách biệt với đội làm sản phẩm, chỉ nghiên cứu công nghệ cốt lõi của 4.0 như AI, Big Data, Blockchain với số lượng khoảng trên 50 người

Bên cạnh đó, công ty cũng có đội ngũ khoảng 200 tư vấn viên, giải đáp và xử lý những sự cố của khách hàng ngay lập tức. Nếu vấn đề lớn hơn sẽ được chuyển sang đội ngũ phát triển để cập nhật phần mềm.

Trong quá trình hoàn thiện các sản phẩm, đội ngũ công nghệ của MISA đã học hỏi những công nghệ mới nhất trên thế giới, đặc biệt là công nghệ điện toán đám mây. Doanh nghiệp cũng mất vài năm trời để mời chuyên gia nước ngoài về về tư vấn, xây dựng quy trình, lấy chứng chỉ từ việc xây dựng phần mềm, vận hành.

Vào đầu năm 2018, MISA đã hoàn thành chứng chỉ STAR do BSI và CSA cấp, đây là một hệ thống các tiêu chuẩn về phần mềm, cơ sở dữ liệu trung tâm giúp quản trị rủi ro, an toàn, an ninh mạng.

Thời gian tới, chúng tôi cũng sẽ ứng dụng thêm các công nghệ mới như Platform, ứng dụng mô hình nền tảng cloud, AI, học máy.

MISA cũng có các hệ thống các sản phẩm khác như quản trị doanh nghiệp, quản trị khách hàng áp dụng AI và Big Data giúp sản phẩm thông minh hơn, tự động hóa marketing. Ví dụ một bài viết trên facebook, google mà khách hàng quan tâm, tương tác sẽ tư động đổ thông tin này về hệ thống CI, từ đó tạo ra những kịch bản thông tin khác về sản phẩm để dẫn dắt khách hàng đến đúng nơi mua hàng.

Với khối doanh nghiệp nhà nước, chúng tôi cũng có các sản phẩm như phần mềm quản lý học sinh, trong đó MISA đưa ra bài hát giúp phụ huynh kết nối với nhà trường, nắm tình hình học tập của con em họ. Mọi hoạt động của con trẻ gia đình có thể theo dõi, tương tác trên phần mềm này.

Thành Dương